prednalog.ru

Кассовые операции в 2012 году претерпели некоторые изменения.

Новости касаются не только организаций, но и индивидуальных предпринимателей, которым вменили в обязанность вести кассовые операции.

Давайте рассмотрим новый порядок ведения.

Учет кассовых операций ведется на основе Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П (дальше -Положение), утвержденного Центральным банком России от 12.10.2011г. Новый документ вступает в силу с 01.01.2012 года. Этим Положением определен перечень лиц, обязанных вести кассовую дисциплину:

- юридические лица, которые ведут бухгалтерский учет,

- организации на УСН (упрощенной системе налогообложения),

- индивидуальные предприниматели.

Касса.

На основании Положения вышеупомянутые организации и предприниматели при работе  с наличными деньгами  должны вести кассовые операции: производить прием и выдачу наличных денег из кассы.

Новое в 2012году:  место расположения кассы теперь определяется руководителем ЮЛ или предпринимателем по своему усмотрению.

Ранее для кассы необходимо было отдельное  изолированное помещение, предназначенное только для хранения, приема и выдачи наличных денег. Руководители должны были обеспечивать сохранность наличных денег.

Ведение кассовых операций 2012 года.

Кассовые операции ведет кассир. Если  в организации несколько кассиров, то из них выбирается старший кассир. Свои права и обязанности кассир должен знать и быть ознакомлен с ними под роспись.

Если в предприятии кассира нет, кассовые операции может проводить сам руководитель.

В Положении нет упоминания о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности, хотя заключение данных договоров регламентировано статьей 244 Трудового кодекса.

Перечень должностей и работ, выполняемых или замещаемых сотрудниками, с которыми руководитель может заключать договора о полной индивидуальной материальной ответственности за понесенную недостачу имущества, утвержден постановлением Минтруда №85 от 31.12.2002 г.  Сюда включаются такие работники как кассиры, кассиры-контролеры, контролеры.

Кассовые документы.

Формы кассовых документов содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта России № 299.

В формах кассовых документов ничего не изменилось. Это: приходный и расходный кассовые ордера, платежная ведомость, расчетно-платежная ведомость, кассовая книга.

При приеме наличных денежных средств выписывается приходный кассовый ордер (ПКО). По ПКО так же принимаются: суммы выручки, остатки денег, выплаченных в подотчет, полученные суммы из банка по чеку и прочие наличные поступления.

При выдаче наличных денег выписывается расходный кассовый ордер (РКО) на выдачу сумм в подотчет на расходы, связанные непосредственно с осуществлением деятельности организации и ИП, выдачу зарплаты, и прочие расходы, связанные с наличкой.

Выдача из кассы заработной платы, стипендий и т.п., помимо РКО, производится по расчетно-платежным ведомостям или платежным ведомостям.

Для учета кассовых операций ведется кассовая книга.

Новое в 2012 году: при передаче денег от кассира – старшему кассиру, эти записи должны отражаться в кассовой книге в момент передачи денег.

Еще: в новом Положении ничего не упоминается о ведении журнала регистрации ПКО и РКО, как было раньше.

Порядок оформления кассовых операций.

Кассовые документы могут оформлять:

- главный бухгалтер;

- бухгалтер или иной работник по согласованию с главбухом на основании приказа или иного распорядительного документа;

- руководитель (при отсутствии первых двух).

Кассовые документы оформляются на основании: платежной или расчетно-платежной ведомости, заявлений, счетов и других документов.

К любому ПКО или РКО должны быть приложены подтверждающие документы.

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Но, как всегда, исправлять можно, зачеркнув ненужное и написав «Исправленному верить» с утверждением исправленной записи подписями руководителя и бухгалтера.

Кто имеет вправо подписывать кассовые документы?

Кассовые документы имеют право подписывать:

приходный КО – главбух (или бухгалтер), а при их отсутствии – руководитель и кассир;

расходный КО – руководитель и главбух (или бухгалтер), а при их отсутствии – руководитель и кассир.

У кассира должны храниться образцы подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы; штамп (печать) с реквизитами организации или ИП.

Если всю кассу ведет руководитель, то он и подписывает все кассовые документы.

Способы оформления кассовых документов.

Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. При электронном виде они распечатываются на бумаге.

Как осуществляется прием наличных денег?

Прием наличных денег в кассу осуществляет  кассир. Он при получении ПКО проверяет:

-наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя. Они должны соответствовать имеющимся образцам;

-соответствие суммы наличных денег цифрами и прописью;

-наличие подтверждающих документов к ПКО.

-соответствие суммы, указанной в ПКО, и суммы фактически принятых наличных денег.

Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает ПКО, квитанцию к нему и ставит штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Вносителю  отдается квитанция к ПКО на руки.

Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

Если вносимая сумма не соответствует сумме в ПКО, кассир либо предлагает ее довнести при недостаче, либо возвращает излишки.

Если вноситель отказывается доплачивать  недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает ПКО и возвращает руководителю или главному бухгалтеру для переоформления суммы.

Учет с применением ККТ.

Если кассовые операции ведутся с применением ККТ(контрольно-кассовой техники), в конце рабочей смены кассир оформляет ПКО на общую сумму принятых денег на основании чековой ленты. Исключение: наличные деньги, принятые платежным агентом (субагентом).

Платежным агентом (субагентом), помимо этого ПКО, оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.

Как осуществляется выдача наличных денег?

Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) на основании паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) или доверенности с паспортом.

Получив РКО, кассир проверяет все, что было описано при ПКО и, к тому же, соответствие данных паспорта и Ф.И.О. в РКО.

Выдача наличных денег по доверенности.

При выдаче налички по доверенности кассир проверяет:

- соответствие Ф.И.О. получателя в РКО и Ф.И.О., указанные в доверенности;

- соответствие Ф.И.О. , указанные в доверенности, и данные его паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность)

В платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир пишет «по доверенности» перед подписью лица-доверителя.

Доверенность прилагается к РКО, расчетной ведомости, расчетно-платежной ведомости).

Если доверенность оформлена на несколько выплат, то в этом случае делаются ее копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к расходным документам, оригинал доверенности хранится у кассира и прилагается к расходным документам при последней выдаче наличных.

Выдача денег по расходному кассовому ордеру.

При выдаче денег по РКО получатель указывает получаемую сумму (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает РКО. Кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя и выдает тому наличные деньги в сумме, указанной в РКО.

Получатель должен проверить сумму путем пересчета, не отходя от кассы.

После выдачи наличных по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег под отчет.

Выдача денег в подотчет на расходы, связанные с ведением деятельности, работнику оформляется РКО согласно его письменного заявления. Оно составляется в произвольной форме и содержит:

- надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;

- подпись руководителя и дату;

Подотчетное лицо  со дня выхода на работу или в течение трех рабочих дней после истечения срока выдачи денег, обязано составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию.

Ранее подотчетные лица должны были предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и произвести окончательный расчет по неизрасходованным суммам также не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки.

Руководитель устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет должен быть проверен, утвержден, по нему произведен окончательный расчет.

Авансовый отчет проверяет главбух или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждает – руководитель.

Наличные деньги под отчет выдаются, как и раньше,  если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

Выдача денег на зарплату.

Выплаты заработной платы, стипендий и прочие выплаты производятся на основании  платежной или расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи денег на эти нужды определяется руководителем и указывается в платежных документах. Он не может быть более пяти рабочих дней со дня получения наличных из банка.

Ранее срок выдачи денег на зарплату и пр. устанавливался не более 3 дней.

Старший кассир выдает указанную в платежной ведомости сумму кассирам под роспись в книге учета денежных средств или по РКО на срок, указанный в ведомости.

Кассир подписывает расчетно-платежную ведомость (платежную) у работника. Затем кассир пересчитывает сумму к выдаче так, чтобы работник мог наблюдать за его действиями и выдает работнику.

Работник проверяет выданную сумму. Если сумма не соответствует указанной в платежных документах, претензии по этому поводу у кассира не принимаются, если работник не пересчитал сумму под наблюдением кассира.

В последний день выдачи заработной платы, стипендий и пр.в платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир:

- ставит оттиск штампа или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не были выданы деньги;

- считает и записывает в конце ведомости в итоговой строке сумму фактически выданных денег и депонированных денег, подлежащих сдаче в банк;

- сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;

- в произвольной форме делает реестр депонированных сумм.

Оформление реестра депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм должен содержать:

- наименование юридического лица или Ф.И.О. ИП;

- дату оформления реестра депонированных сумм;

- период возникновения депонированной задолженности;

- номер платежной (расчетно-платежной) ведомости;

- Ф.И.О работника, не получившего деньги;

- сумму невыплаченных наличных денег;

- итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

- подпись кассира с расшифровкой;

- дополнительные реквизиты, если нужно.

Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке.

После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную (расчетно-платежную) ведомость, и передает их на сверку и подпись в бухгалтерию.

К фактически выданным суммам по платежной (расчетно-платежной) ведомости  оформляется РКО. Номер РКО указывается в платежной ведомости.

Если реестр оформляет руководитель, то все вышеперечисленные действия совершает он сам.

Оформление Кассовой книги.

В Кассовой книге ведется для учета поступающих в кассу и выдаваемых наличных денег.

Платежный агент (банковский платежный агент (субагент)) к тому же  ведет еще одну кассовую книгу для учета принятых им наличных.

В кассовой книге кассир:

- делает записи по каждому ПКО и РКО;

- сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов;

- выводит остаток наличных денег на конец рабочего дня

-ставит подпись.

Записи в кассовой книге проверяются бухгалтерией, а при их отсутствии – руководителем и подписываются тем, кто проводил эту сверку.

Листы кассовой книги (книги у чета денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, прошиваются и пронумеровываются. В конце кассовой книги проставляется количество листов цифрами и прописью и листы заверяются подписями руководства и  скрепляются печатью ( у ИП ее может не быть).

Ведение кассовой книги контролирует бухгалтерия, а при ее отсутствии – руководитель.

Если учет кассовой книги ведется в электронном виде, листы кассовой книги сшиваются и заверяются подписями по мере необходимости, но не реже одного раза в год

Обособленные подразделения выводят остаток кассы на конец дня, и лист кассовой книги передает юридическому лицу не позднее следующего дня.

Лимит остатка наличных денег в кассе.

Лимит остатка наличных денег в кассе – это максимальная допустимая сумма денежных средств, которую можно оставить в кассе после выведения остатка на конец дня в кассовой книге.

Юридическое лицо (ИП) этот лимит устанавливает самостоятельно на основании приказа или иного распорядительного документа, который должен храниться в определенном руководителем порядке. Лимит остатка кассы в 2012 году подтверждать в банке не нужно. Раньше лимит остатка кассы устанавливался банком и согласовывался с  руководителями организаций.

Лимит устанавливается из учета объема поступлений или объема выдач наличных денег. Более подробно и с примерами можно почитать здесь.

Расчетный период в обоих случаях – не более 92 рабочих дней, период времени между днями получения денег из банка или сдачи в банк – не более 7рабочих дней, а при отсутствии банка – 14 рабочих дней.

Организация с обособленными подразделениями определяет лимит остатка кассы с учетом наличных денег в этих обособленных подразделениях. Если обособленному подразделению открыт отдельный счет в банке, то лимит обособленному подразделению устанавливается в обычном порядке.

Деньги банковских платежных агентов (субагентов) при определении лимита не учитываются.

Наличные деньги сверх лимита допускаются только в дни выдачи заработной платы, стипендий, вознаграждений в ФЗП и выплат социального характера. Также допускается превышение лимита в выходные и праздничные дни, если предприятие в эти дни работает. В расчет этих дней берется день получения наличных из банка.

Вновь созданные предприятия или ИП рассчитывают лимит кассы, исходя из ожидаемой выручки или ожидаемого объема выдач.

Свободные денежные средства представитель организации (ИП) могут внести напрямую в банк., либо деньги сдаются для перевода, зачисления, перечисления их на банковский счет юридического лица (ИП).

- в организацию, входящую в систему Банка России,

-в организацию федеральной почтовой связи.

Ранее предприятия должны были сдавать в банк всю денежную наличность сверх  лимитов остатка кассы в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими их банками.

 Административная ответственность за нарушение кассовой дисциплины.

Согласно п. 1 статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлены штрафы за следующие нарушения с денежной наличностью:

- осуществление расчетов наличными с сверх установленных размеров с другими организациями;

- не оприходовании или не полном оприходовании в кассу денежных средств;

- не соблюдении порядка хранения денежных средств, а также сверхлимитный остаток в кассе.

Штрафы устанавливаются в следующих размерах:

- для должностных лиц от 4000 до 5000 рублей;

- для юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей.

Настоящее Положение не предусматривает проверки за порядком ведения кассовых операций. Хотя ст. 15.2 Кодекса об административных правонарушениях предусматривает штраф за банком обязанностей контроля за ведением кассы обслуживающих их клиентов. Размер штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Следовательно, банковские проверки организаций и ИП никто не отменял.