prednalog.ru

При проверке кассовых операций инспекторы обращают особое внимание на заполнение авансового отчета и выдачу денег в подотчет, поскольку из-за неправильного оформления подотчета, налоговики вправе доначислить НДФЛ, и соответственно, штрафы и пени.

Рассмотрим основные нюансы, с которыми может столкнуться компания при оформлении подотчета. Как оформить подотчет правильно в 2015 году?

Кому можно выдать суммы в подотчет? Подотчетными лицами могут быть сотрудники компании или физлицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г.).

Для начала перед выдачей подотчетной суммы нужно проверить сотрудника на ранее полученные подотчетные суммы. Если у сотрудника есть долг по ранее не отчитавшейся сумме по подотчету, деньги ему выдавать нельзя (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

При отсутствии долга, подотчетное лицо может написать заявление с просьбой выдать ему деньги под отчет. В какой форме пишется заявление на подотчет? Форма заявления произвольная. Но нужно обратить внимание на то, чтоб в заявлении были указаны цели, на которые сотрудник получает деньги, сумма и срок, в течение которого работник за них отчитается.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику в подотчет? В законе нет четких указаний на это. Будет ли действовать лимит в 100 тысяч? Лимит действует в том случае, если работник рассчитывается с клиентами по договорам компании. Если сотрудник оплачивает суммы за услуги, оказанные ему лично, лимит не действует.

На какой срок можно выдавать суммы в подотчет? Данный срок не ограничивается законом. Но в случае выдачи денег на длительный срок, инспекторы могут подотчетную сумму расценить как заем или зарплату, и, соответственно, начислить все необходимые налоги и взносы.

Если сотрудник забыл указать срок, в течение которого он должен отчитаться по подотчету, инспекторы могут решить, что подотчет выдан на один день, и, следовательно, отчитаться по нему работник обязан в течение трех дней с момента получения денег на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

После написанного заявления на подотчет, руководитель или иной уполномоченный работник должен его подписать, после чего деньги выдаются в подотчет путем оформления РКО. Оформление подотчета можно производить и в безналичном порядке путем перечисления денег на зарплатные или подотчетные карты сотрудников. Это официально разрешил Минфин в письме № 03-11-11/42288 от 25.08.2014г., но при этом должны быть соблюдены определенные условия.

Чтобы перечислить суммы подотчета на зарплатные карты, необходимо, чтобы данная возможность была предусмотрена договором с банком. Если в договоре указано, что компания имеет право перечислять на зарплатные карты только зарплату, то перечислять туда подотчетные суммы нельзя. Поэтому нужно быть внимательными при заключении договора с банком и предусмотреть в нем условия перечисления подотчетных сумм на карту. Если договором данное условие не предусмотрено, можно заключить с банком дополнительное соглашение.

На что обращают внимание налоговики при проверке авансового отчета?

В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам? Работник обязан предоставить авансовый отчет в течение трех дней с момента срока возврата подотчета, написанного работником в заявлении. Форма авансового отчета может быть разработана компанией самостоятельно. Но в большинстве случаев компании используют унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Заполнение авансового отчета требует большого внимания, поскольку каждый расход, описанный в авансовом отчете, должен быть подтвержден документально, т.е. к нему должны прикладываться подтверждающие этот расход документы.

Для начала нужно проверить, чтобы цели расхода в заявлении работника и авансовом отчете совпадали. Затем к каждой операции в авансовом отчете должны быть приложены соответствующие документы. В указаниях Госкомстата по заполнению авансового отчета числятся следующие документы: командировочное удостоверение (отменено с 08 января 2015 года), квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки. Сюда же можно отнести накладные и бланки строгой отчетности. Данные документы должны быть правильно оформлены. Что проверяют инспекторы? Это заполнение всех обязательных реквизитов. Поскольку, если в документе, например, не будет указан ИНН поставщика, данные расходы могут быть не приняты к учету.

Как показывает судебная практика, если в первичке есть ошибки, суды встают на сторону компании, но в этом случае вам придется тратить свое время и нервы. Лучше документ с ошибками заменить.

Какие реквизиты проверяют налоговики?

Кассовый чек. Например, в кассовом чеке нет расшифровки покупок или реквизиты пропечатаны нечетко. В этом случае чек можно принять к учету, если к нему прилагаются и другие документы, например, товарный чек. Если в другом документе недостающие реквизиты есть, у инспекторов претензий не должно возникнуть (письмо УФНС России № 20–12/29007 от 12 апреля 2006 г.). Может ли кассовый чек являться первичкой? Подробности здесь.

Если сотрудник купил товар в нерабочее время, инспекторы могут задать вопрос: почему данные расходы имеют место в нерабочее время, поскольку за переработку сотруднику полагаются дополнительные выплаты по зарплате.

Товарный чек. Часто на товарном чеке нет печати или номера. Данный документ налоговики могут не принять к учету. Но вышеперечисленные реквизиты не являются обязательными для заполнения (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/5456–06 от 19 июня 2006 г.).

В товарном и кассовом чеках не совпадают суммы или даты. Лучше всего привести документы в соответствие. Хотя, если в них не совпадают даты, вы можете отстоять данные расходы в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-1827/2007(32937-А75-42 от 2 апреля 2007 г.). Что же касается суммы, то такие документы лучше заменить.

Накладная по форме № ТОРГ-12 или форме № 1-Т. Часто в ТТН не указывают грузополучателя, адреса пунктов погрузки и выгрузки, номера путевых листов, марки и номера автомобилей. Данные реквизиты не являются критичными, если компания на самом деле получила данный товар (постановление № Ф04-2121/2007(33241-А27-14) ФАС Западно-Сибирского округа).

В товарной накладной отсутствуют должность лица, отпустившего товар, печать организации-грузополучателя или номер, дата документа. Отсутствие этих реквизитов считается серьезными ошибками . Суды считают так же (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-27878/05-52-Ф02-2783/06-С1 от 24 мая 2006 г.).

Бланк строгой отчетности. Если в бланке указан ошибочный ИНН или не несуществующий номер , данные нарушения все равно подтверждают расход (определение ВАС РФ № 306-КГ14-1504 от 10 октября 2014 г.). Суд решил, что даже если поставщик несуществующий, товар все равно может быть получен.

Достаточно ли в качестве подтверждающего документа только кассового чека с расшифровкой? Как объясняют налоговики в письме № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г., расходы подотчетного лица можно подтвердить только кассовым чеком. Но чтобы включить данные расходы в целях налогообложения, необходим еще один документ, поскольку в чеке нет всех обязательных реквизитов первичного документа, а именно: Ф.И.О должностных лиц и их подписи. А кассовый чек лишь подтверждает факт расчета покупателя с продавцом.

После проверки авансового отчета, нужно передать его на подпись руководителю. Если работник потратил денег больше или меньше, чем ему выдано было в подотчет, компания ему обязана возместить перерасход, либо работник возвращает не потраченные деньги. Сроки, в которые это нужно сделать, компания утверждает самостоятельно (п. 6.3 Указаний № 3210-У). Данное правило должно быть закреплено в положении о работе с подотчетниками.

Как работник может вернуть деньги? Это может быть возврат наличными в кассу или перечисление с карты на счет компании.

На практике бухгалтера оформляют часто авансовые отчеты так, что работник сначала вкладывает свои деньги, а потом компания возмещает ему расходы. Это уже вряд ли можно назвать подотчетом, скорее займом. Поэтому работнику следует написать заявление о возмещении служебных расходов.

Проводки по оформлению подотчета смотрите здесь.