prednalog.ru

Бухгалтерские документы должны храниться какое-то время. Их нельзя выбрасывать, сжигать и прочее до истечения срока хранения. Как восстановить бухгалтерские документы при их утрате? Когда нужно создавать комиссию по восстановлению?

Сроки хранения первичной документации оговорены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010. На этом мы не будем останавливаться подробно. А вот о том, как восстановить бухгалтерские первичные документы, поговорим в этой статье.

Утеря документов.

Если документы потеряны по вине работника, руководитель берет с него объяснительную записку и накладывает дисциплинарное взыскание, оформленное приказом.

Если документы утрачены вследствие чрезвычайных происшествий, вы должны:

1. Получить документ, подтверждающий событие (например, акт о пожаре).
2. Создать комиссию для инвентаризации документов и составления перечня утерянных документов.

При восстановлении банковских документов, их нужно запросить в банке, а товарные накладные, счет-фактуры, накладные и прочие – у контрагентов.

Если утеряны данные с электронных носителей, их можно заново распечатать.

Когда электронных данных нет, сначала восстанавливают банковские документы, чтобы увидеть суммы, оплаченные или полученные по безналу. Затем – запрашивают дубликаты у контрагентов. Остальные регистры восстанавливают на основании полученных документов.

Какие документы нужно восстановить?

Восстанавливаются лишь те документы, срок хранения у которых еще не истек. В п. 1 ст. 17 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что все документы следует хранить не менее пяти лет. Более конкретные сроки указаны в вышеназванном перечне.

Так, балансы и отчет о прибылях и убытках, книги учета хранятся всегда. Возникает вопрос: зачем, если к ответственности можно привлечь предприятие или ИП лишь в течение 3 лет согласно пункта 1 ст. 113 НК РФ.

Эти документы нужны самому предприятию. Поскольку часто в балансе висят остатки, происхождение которых никто толком объяснить не может: это дебиторская задолженность, либо остатки основных средств. А их без подтверждающих документов невозможно списать. И висят они годами.

Пропажа документов.

При пропаже документа восстанавливаются только те документы, у которых срок хранения не истек.

Если документы утрачены вследствие чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж), необходимо взять подтверждающие документы от уполномоченных органов: справку или акт о пожаре, аварии коммунальных сетей и прочие.

Эти документы могут понадобиться при проверке налоговой или фондом. Тогда причина утраты документов будет являться уважительной и вам удастся избежать штрафа или получить отсрочку проверки.
Чтобы определить утраченные документы создается комиссия. Она проводит инвентаризацию и определяет, какие документы нужно восстановить (если они неизвестны).

Комиссия создается приказом руководителя. По завершению ее работы, она составляет акт, где указывается состав комиссии, утерянные документы и причина потери.

Если утерянные документы известны, комиссию создавать не нужно.

Если документы сохранились в электронном виде, можно их просто распечатать.

Затем приступаем к восстановлению бухгалтерских документов.

1.Сначала пишем в банк запрос с просьбой предоставить все утраченные документы за такой-то период. Запрос пишется на имя руководителя банка и указывается причина восстановления. Почему начинаем с банка? Там отражаются все операции по безналу и можно увидеть всех контрагентов, с кем работает предприятия и суммы оплат.

2.Если утрачен кассовый чек, нужно обратиться к продавцу. Часто кассы могут выдать дубликат чека. Если его нет, то попросите продавца сделать вам копию чека на копировальном аппарате.

3.Контрагенты могут дать вам дубликаты документов: договора, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и прочие. Сделайте сверку с контрагентом, составьте акт по ней. Будет ясно, какого документа не хватает.

4.Можно написать письменный запрос на имя директора с просьбой выслать копии договоров и дубликатов недостающих документов.

Если вы хотите восстановить декларации, балансы или расчеты, можно написать запрос на имя руководителя в налоговую или фонды с указанием причины. Законодательство не обзывает делать копии документов для этих органов. Но если они сочтут это необходимым, вашу просьбу удовлетворят.

P.S.
Утерянные документы, в основном, нужны для налоговой проверки или проверки фондами. Если эти документы непосредственно вам не нужны и если вас никто не трогает – не теряйте время на восстановление.