prednalog.ru

У каждого человека бывают периоды, когда он отсутствует на работе (отпуск, больничный, командировки и пр.). Тогда перед руководителем возникает вопрос: как заменить работника, и какими документами это оформить, особенно, если работник – материально ответственное лицо?

При замене временно отсутствующего работника руководитель может сделать следующее: привлечь к этой же работе штатного сотрудника, либо взять на работу человека со стороны и заключить с ним трудовой договор на определенный срок (срочный договор).

На практике замена работника штатным сотрудником происходит в случае, если работник замещается на короткий срок, например, на период отпуска, больничного или командировки.

Какие документы при этом должны быть оформлены и вообще, надо ли их оформлять, если работник в скором времени вернется?

Как показывает практика, замещение работника другим, даже временно, должно оформляться документально во избежание многих проблем.

Пример.

Инспектор отдела кадров Кривенко В.А. оформляет трудовые книжки и занимается подготовкой документов в Пенсионный фонд. Кривенко В.А. ушла в отпуск, а ее обязанности поручили выполнять секретарю. При этом не оформлялись никакие бумаги по поводу передачи документов. Все происходило в устной форме.

В это время сотрудник Архипов В.Н. уволился в связи с уходом на пенсию. В трудовой книжке ему были сделаны соответствующие записи, и стояла подпись секретаря. Архипов В.Н. пришел в Пенсионный фонд для назначения ему пенсии. Инспектор Пенсионного фонда выслал запрос в организацию об уточнении формулировки при увольнении, а также запросил проказ о назначении сотрудника на должность кадровика, подписью которого была заверена запись об увольнении в трудовой книжке. Поскольку такого приказа не было, у сотрудника возникли проблемы с назначением пенсии, а организация "нарвалась" на проверку трудовой комиссией в связи с нарушением законодательства.

Поэтому при замещении работников нужно правильно оформить все документы, и обратить особое внимание на замещение руководящих должностей, а также материально ответственных работников. От этих категорий работников зависят результаты деятельности компании. Так, при замене с ненадлежащим оформлением документов руководящих лиц, все подписанные договора и распоряжения могут оказаться недействительными, а замене материально-ответственных работников есть риск потерять деньги, поскольку привлечь к материальной ответственности сотрудника, по вине которого произошла недостача, будет невозможно.

Как заменить работника при передаче властных полномочий?

Чаще всего на крупных предприятиях обязанности директора по руководству компанией при его временном отсутствии возлагаются на его заместителя. Бывает, что в компании должность заместителя не предусмотрена, к тому же нигде не прописан порядок передачи его полномочий. В этом случае у лица, заменяющего руководителя, в трудовом договоре должен быть прописан порядок делегирования прав. Если при заключении трудового договора такого пункта не было предусмотрено, а договор уже действует, к нему следует сделать дополнительное соглашение. Тогда в организации будет четко определено: кто и на какой период может замещать должность директора и руководить компанией.

Как передать полномочия первого должностного лица (директора) другому работнику?

Для этого составляется приказ (распоряжение), либо выдается доверенность. На основании приказа полномочия директора могут быть переданы только сотруднику данной организации. Приказом назначить исполняющего обязанности директора стороннего человека нельзя, поскольку он не состоит в трудовых отношениях с организацией, и, соответственно, никакие внутренние распоряжения и приказы на него не распространяются.
Чаще всего полномочия на основании приказа могут быть переданы начальнику структурного подразделения данной организации. Это может быть главный инженер, начальник планового отдела, начальник отдела кадров, ведущий экономист, финансовый директор и пр. В большинстве случаев лицо, заменяющее должность руководителя, совмещает его работу со своей основной.

При оформлении доверенности, делегирование полномочий можно поручить как штатному сотруднику, так и стороннему лицу. При этом никаких кадровых перемещений (совместительство, перевод, совмещение) для данного лица оформлять не нужно.

Доверенность оформляется на основании статей 185-189 ГК РФ. В доверенности должен стоять срок, на который она выдается, не более трех лет. Если срок не указан, он считается как год с даты выдачи доверенности.
Но выдавать доверенность на такой длительный срок обычно нет необходимости. Поэтому доверенность может быть выдана на любой срок, даже на один день, поскольку по закону ограничения по минимальному сроку нет.

Доверенность выдается от имени юридического лица, подписывается директором, или иным уполномоченным на это лицом, и на ней ставится печать организации. В доверенности не следует указывать «с правом передоверия». Иначе доверенное лицо может передоверить свои полномочия другому человеку, и в организации может возникнуть неразбериха по поводу того, кто и за что отвечает и имеет право голоса. А это негативно скажется на отношениях в коллективе.

Как заменить работника, если уходит в отпуск материально-ответственное лицо?

Как оформить временное замещение материально-ответственного работника, например, кладовщика, кассира, экспедитора и пр.?

Для начала нужно определиться, что именно это будет: внутреннее совместительство, временный перевод, либо совмещение профессий.

При внутреннем совместительстве на время замещения отсутствующего работника с работником заключается отдельный трудовой договор. Затем на его основании издается приказ. К тому же, с сотрудником заключается договор о полной материальной ответственности. При отсутствии такого договора работник не вправе отвечать за доверенные ему ценности. Форма договора утверждена постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 г. Действие такого договора продлится только на время замещения работника.

При замещении материально-ответственных лиц следует провести инвентаризацию имущества. При инвентаризации руководителем назначается комиссия. По итогам инвентаризации составляется акт, который подписывается всеми членами комиссии. Затем с работником заключается договор о полной материальной ответственности. И работник по этому акту принимает товаро-материальные ценности.

Договор о полной материальной ответственности заключается не со всеми работниками, а только с теми, кто выполняет работы, связанные с обслуживанием материальных ценностей (ст. 244 ТК РФ). К ним относятся такие должности, которые связаны с отпуском, хранением, обработкой материальных ценностей, продажей товаров, доставкой и сопровождением грузов и т.п.